Tietosuojaseloste

YHDISTETTY REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE  

                                                           

Henkilötietolaki (523/99) 10 §  

Laatimispäivä: 15.4.2018 

1.Rekisterinpitäjä

 

 

 Uplakers ry
 Postiosoite: 
Elotie 12, 33470 Ylöjärvi
 Käyntiosoite: Elotie 12, 33470 Ylöjärvi

 

2.Rekisterinpitäjän

vastuuhenkilö

 Tietosuojavastaava: Marko Mattila puh: 040 526 5261

 

email: marko.mattila(at) uplakers.fi

3.Rekisterin nimi

 Uplakers Ry:n Jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Uplakers      Ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa ja

jäsenasioiden hoito kuten, 

  • yhteydenpito, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta,
  • harrastustoiminnan ja tapahtumien järjestäminen
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtajat, ohjaajat, valmentajat, hallituksen jäsenet) osalta Uplakers ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen. henkilötietojen käyttötarkoitus on Uplakers ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin pitämisen peruste

Tarvitaan yhdistyksen toiminnan pyörittämiseksi.

5a. Rekisterin tietosisältö

 

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
  • Alaikäisen jäsenen osalta
    • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
    • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
    • Alaikäisen jäsenen osalta Uplakers ry edellyttää myös mahdollisten kaikkien vanhempien jäsenyyttä Uplakers ry:ssä ja siten jäsentietoja.
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot
  • Valokuva
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

5b. Rekisteriä käyttävät tietojärjestelmät

 

 

 Rekisteritietokanta

6.Säännönmukaiset tietolähteet

 

 Tietoja voi kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, sekä   henkilötietoja voi kertyä myös rekisteröidyltä itseltään. Tietoja ei saada luovutuksena muualta.

7.Säännönmukaiset tietojen luovutukset

 

 Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai  kolmansille osapuolille.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteriin kuuluvia tietoja säilytetään yhden kokonaisen toimintakauden yli sen jälkeen, kun jäsen ei ole ollut Uplakers ry:n toiminnassa mukana. Näin mahdollinen jäsentietohistoria, jota voi hyödyntää esimerkiksi yhden tai puolikkaan taukokauden jälkeen, ei katoa.

Jäsenen erotessa toiminnasta jäsentiedot poistetaan seuraavassa toimintakausien vaiheessa. Mikäli Uplakers ry:llä on saatavia jäsentä kohtaan, jäsentiedot säilytetään niin kauan, kuin saatavat on saatu perittyä.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään kuten edellä mainittu. Jos kyse on toimihenkilöstä, joka saa palkkaa, säilytetään henkilötietoja työnantajalle määrättyjen velvollisuuksien mukaisesti.

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kuten edellä mainittu.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

 

 

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

 

ILMARI-palvelun (www.ilmarix.fi) ylläpito ja tapahtumien hallinta on SSL-suojattua. Ja palvelimet ovat turvallisesti suomessa.

Palvelinten valvonnassa valvontajärjestelmä seuraa kaikkien ylläpidettävien laitteiden ja palvelujen toimintaa 24/7. Valvontajärjestelmä on automaattinen. Virheilmoitukset ja varmuuskopiointien onnistuminen tarkastetaan päivittäin ja ne merkitään erilliseen tietokantaan, jossa ylläpidetään tiedot kaikista ylläpidettävistä palveluista.

Palvelun laitetilat on varustettu UPS-sähköllä sekä erillisellä varavoimalajärjestelmällä, jolla turvataan toiminta useita tunteja kestävien sähkökatkosten aikana. Laitetila on varustettu kahdennetulla jäähdyttävällä ilmastoinnilla. Laitetila vastaa K-luokan väestönsuojatilan vaatimuksia palo-, sirpale- ja sortumasuojaukseltaan.

Laitetilan fyysisestä kulunvalvonnasta ja vartioinnista huolehtii vartiointiliike, joka on myös toimittanut automaattisen rikoshälytysjärjestelmän. Laitekaapeissa on automaattinen palosammutusjärjestelmä. Laitetilaan on oikeutettu pääsemään vain ylläpitohenkilöstö. Muu kulku on kokonaan estetty. Tietoliikenne on kahdennettu operaattoriyhteyksien ja aktiivilaitteiden suhteen.

Sporttisaitti (https://www.uplakers.fi) Käytämme erityisen luottamuksellisten tietojen, luottokorttitietojen, keräämisessä ja siirtämisessä SSL-salausta (Secure Sockets Layer). SSL-salaus on suunniteltu tekemään siirrettävistä tiedoista lukukelvottomia muille kuin meille.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU tietosuoja-asetuksen artiklojen 15-22 mukaan: 

- tietojen tarkastusoikeus 

- tietojen korjaaminen ja poistaminen 

- tietojen käsittelyn rajoittaminen 

- tietojen siirto-oikeus 

- vastustamisoikeus 

11. Virheen oikaisu

 

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 523/1999, 29§). 

Rekisteriasioista vastaavan henkilön on välittömästi virheen huomattuaan korjattava virhe tai ilmoitettava siitä henkilölle, jolla on riittävät oikeudet virheen korjaamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista, ja tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan siitä kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

 

Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai suullisesti rekisteriasioita

hoitavalle henkilölle ja tarvittaessa rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan.

Muissa tapauksissa korjaamispyyntö osoitetaan: 

Uplakers Ry

Tietosuojavastaava Marko Mattila puh: 040 526 5261

email: marko.mattila (at) uplakers.fi